Populaire Berichten

Editor'S Choice - 2019

Het plan voor de week is beter dan de takenlijst.

Denk je echt dat miljonairs en miljardairs takenlijsten maken? Denk je echt dat Bill Gates, Donald Trump en Warren Buffett lange takenlijsten schrijven en rangschikken op prioriteit? Nee, hun secretaresses doen dit ook niet - in plaats daarvan houden ze kalenders bij - planners van hun bazen, waarbij er voor elk geval een eigen tijdsinterval is (of niet).

3 gebrek aan takenlijsten

Takenlijsten komen het meest overeen met wensenlijsten. Dit zijn vragen die u zou willen oplossen, maar die geen duidelijk plan hebben wanneer u verder moet gaan en hoe. Hoeveel items in uw huidige takenlijst zijn er al meerdere dagen? Wist u dat 41% van de items op de takenlijst nooit wordt uitgevoerd?

Het eerste nadeel van dergelijke lijsten is dat ze geen onderscheid maken tussen taken die slechts een paar minuten duren en taken die vele uren werk vergen. Als je daarom naar zo'n lijst kijkt en denkt: "Wat zou ik nu doen?", Kies je vaak niet het belangrijkste, maar het snelste.

Tweede minpunt: actielijsten moedigen u aan om met urgente en niet-belangrijke zaken om te gaan. Dat is de reden waarom het item "Maak een familie foto-album voor 2013" voor vijf jaar (!) Heeft mijn ogen rust in mijn takenlijst.

Het derde grote nadeel is dat de takenlijsten onnodige stress veroorzaken. Ja, het maken van zo'n lijst helpt je beter onthouden wat er moet gebeuren. Maar de lijst met openstaande taken dient ook als een constante, pijnlijke herinnering aan hoeveel u moet doen. Geen wonder dat we ons overweldigd en depressief voelen.

Leef op een kalenderplanner

Succesvolle mensen maken geen lijsten, maar dagelijkse werkplannen. Tijdens alle interviews en enquêtes die ik voor dit boek heb uitgevoerd, ontving ik een van de belangrijkste berichten: als u iets wilt doen, moet u hiervoor een specifieke tijd plannen.

Neem een ​​dagboek en breek de hele dag door in blokken van 15 minuten. Op het eerste gezicht lijkt dit te gecompliceerd, maar geleidelijk aan raak je gewend aan een dergelijke zelforganisatie en kun je tot 95% van alle geplande taken uitvoeren. Onthoud: als de taak niet in uw dagelijkse plan staat, is het onwaarschijnlijk dat deze wordt opgelost. Als het er is, zal alles worden gedaan. Gebruik deze blokken niet alleen voor het instellen van afspraken, maar ook voor het plannen van oproepen, het controleren van e-mail, training, etc.

Jordan Harbinger, mede-oprichter van The Art of Charm en gastheer van The Art of Charm podcast, docent communicatie en relatieopbouw vaardigheden

Verrassend genoeg helpt een dergelijke eenvoudige actie, zoals het plaatsen van een taak op een agendaplanner in plaats van een takenlijst, je geest vrijmaken, stress verminderen en cognitieve activiteit verbeteren. Onderzoekers aan de Universiteit van Florida hebben een verbazingwekkend iets ontdekt: het Zeigarnik-effect - intrusieve bewuste en onbewuste gedachten die samenhangen met een onvoltooide taak - kan worden opgelost door eenvoudig een plan op te stellen om deze taak te volbrengen, ook al is het nooit echt bereikt.

Ik heb alles in mijn schema gezet. Alles wat ik dagelijks doe, wordt in mijn dagplan geschreven. Precies 30 minuten op sociale media - strikt volgens schema. Precies 45 minuten per e-mail - strikt volgens schema. De ontmoeting met mijn virtuele team verloopt strikt volgens schema. Een rustige tijd om na te denken en plannen te maken, ligt strikt op schema. Waar het op neerkomt: alles in mijn planning zal zeker worden gedaan.

Chris Ducker, een serial entrepreneur, bestsellerauteur en populaire zakelijke blogger en podcaster

Hoe maak je een plan voor de week

Er zijn verschillende belangrijke regels voor het beheren van de tijd met een kalenderplanner in plaats van een takenlijst.

  1. Wijs van tevoren perioden of tijdsperiodes toe voor belangrijke zaken. Als u gezondheid op prijs stelt en besluit om 30 minuten per dag sporten, moet u een specifieke tijd reserveren voor training gedurende de dag. Als u goede klantrelaties op prijs stelt en besluit om met ten minste twee klanten per dag te communiceren, moet u een blok tijd reserveren in uw dagelijkse abonnement voor het bellen van klanten.
  2. Plan belangrijke dingen in de ochtend. Hoe hard we ook proberen ons schema te houden, er ontstaan ​​onvermijdelijk ongeplande gevallen gedurende de dag, die mogelijk urgente aandacht vereisen. Dit kan een oproep zijn naar het kantoor van de baas, een telefoontje van een geërgerde klant of een telefoontje van een schoolverpleegkundige die je vertelt dat je kind ziek is en van school moet worden opgehaald. Hoe meer tijd verstrijkt, hoe groter de kans dat er iets onverwachts gebeurt.

Bijvoorbeeld, als ik van plan ben om te trainen voor de tweede helft van de dag of voor de avond, in de meeste gevallen tegen dat moment heb ik een veel belangrijkere taak die mijn aandacht nodig heeft en me dwingt om de bezetting op te offeren. Sterker nog, ik weet dat als ik 's ochtends niet op de loopband sta, ik die dag helemaal niet op zal stappen.

  1. Annuleer de case niet en breng ze indien nodig over. Als u bijvoorbeeld gewoonlijk elke dag traint van 12:00 tot 13:00 uur, tijdens de lunchpauze, maar op maandag om deze tijd bevindt u zich vaak in een vliegtuig, stelt u de les op die dag uit op een eerder of een laat uur.
  2. Behandel geplande gevallen hetzelfde als het bezoeken van een arts. De meesten van ons breken gemakkelijk onze eigen plannen. Bijvoorbeeld, als u een tijdsblok van 16.00 uur tot 17.00 uur opzij zet om aan een belangrijk rapport op kantoor te werken, maar op dat moment komt er een collega naar u toe die u vraagt ​​hem te raadplegen over een "urgent" probleem, u bent het er reflexief mee eens.

Maar stel je voor dat je in plaats van aan een rapport te werken, een afspraak zou hebben met je tandarts. Bent u het er mee eens om het probleem met een collega op te lossen en 15 minuten later naar de dokter te komen? Nauwelijks.

Moedig jezelf aan om automatisch te reageren op onverwachte verzoeken die in tegenspraak zijn met je planning, iets als dit: "Helaas heb ik een belangrijke activiteit gepland van 16.00 tot 17.00 uur. Kunnen we na 17.00 uur praten of wachten tot morgen?".

Als u naar mijn dagelijkse planning kijkt, zult u merken dat er veel tijdvensters in het grijs zijn, maar zonder specifieke gevallen aan te geven. Dit betekent niet dat ik ben vergeten deze velden in te vullen of dat ik problemen heb met de printer. Grijze gebieden - dit is "buffertijd", die ik opzettelijk vrijmaak van allerlei soorten taken en vergaderingen.

In totaal wijs ik zo'n buffertijd toe van anderhalf tot twee uur per dag (dit kan een blok van 90 minuten zijn of meerdere blokken van 30 minuten). Ik heb dit systeem de afgelopen jaren ontwikkeld in reactie op een steeds strakker schema met een continue reeks van vergaderingen, vergaderingen, dringende vragen, die me in feite geen tijd hebben gelaten om te stoppen en te begrijpen wat er gebeurde of alleen maar te denken.

In het begin gebruikte ik deze vrije tijd als een reserve. Ik kon mensen ontmoeten die ik niet eerder zag, of dingen doen waar ik al heel lang mee bezig was. Maar geleidelijk aan besefte ik dat deze pauzes absoluut noodzakelijk zijn om effectief mijn werk als hoofd van het bedrijf te kunnen doen.

Jeff Weiner, LinkedIn Head

Een perfecte week plannen

Markeer tijdsblokken voor alle repetitieve activiteiten in uw wekelijkse schema. Hiermee kun je je leven zo inrichten dat je er het maximale uit haalt - en maximaal genot.

Mijn eigen perfecte wekelijkse plan weerspiegelt veel van mijn waarden:

Bekijk de video: The Build A BETTER Body 6 Week Plan! (November 2019).

Loading...